Portal SEI

A Defensora Pública Geral da Defensoria Pública do Estado de Roraima assinou, em 23/08/2017, um acordo de cooperação técnica com o Ministério de Planejamento para cessão, sem custo de licenciamento, de uso do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

Este sistema foi concebido pelo TRF4 para a gestão de processos administrativos e documentos eletrônicos, buscando a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

Como explicitado nas documentações sobre a ferramenta disponíveis na internet http://processoeletronico.gov.br/, o SEI é “um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos possibilitando melhorias no desempenho dos processos da Administração Pública, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência e satisfação do público usuário com redução de custos.”

O SEI também contempla processos ligados à ouvidoria, gestão estratégica, inspeção administrativa e estatísticas, sendo considerado um sistema completo de gestão.

• Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;
• Acesso Remoto: em razão da portabilidade já mencionada, pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, iOS da Apple e Android do Google). Isto possibilita que os usuários trabalhem a distância;
• Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;
• Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos ou sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;
• Tramitação em múltiplas unidades: rompe com a tramitação linear do papel; várias unidades podem ser demandadas simultaneamente no mesmo expediente quando os atos são autônomos;
• Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos, textos padrão, sobrestamento, assinatura em bloco, organização em bloco, acesso externo, entre outros;
• Sistema intuitivo: boa navegabilidade e usabilidade.

A implantação do sistema SEI tem por objetivo substituir toda a criação, instrução, tramitação e conclusão dos processos administrativos que a Defensoria Pública do Estado de Roraima (DPE-RR) utilizava, a fim de tornar o ambiente de trabalho mais moderno e eficiente.

Portanto, a partir de uma data definida pela Administração, inicialmente projetada para 30 de novembro de 2017, a abertura de novos processos passou a ser obrigatoriamente feita através do sistema SEI, que pode ser acessado através do site da DPE-RR em “Portal SEI”, ou pelo endereço https://sei.rr.def.br/sei.

Foram adaptadas as resoluções para permitir a validação das assinaturas necessárias nas diversas etapas de um processo. Antes, as assinaturas eram feitas com caneta. Agora, elas são feitas por meio de login de rede e senha cadastrada no SEI. Com a adoção do SEI, a forma de trabalhar com processos e documentos na DPE-RR sofrerá mudanças substanciais, tais como:

• Redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos.
• Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para contribuição, acompanhamento ou consulta.
• Ampliação da gestão do conhecimento e melhoria de processos por plataforma única e comparações entre órgãos.
• Redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão (equipamentos, insumos e contratos).

A implantação do SEI é um marco importante para a DPE-RR, pois representa a modernização da gestão dos processos administrativos e a melhoria da eficiência do trabalho.

O SEI (Sistema Eletrônico de Informações) é uma plataforma para gestão de processos e documentos administrativos de forma digital, permitindo tramitação, assinatura e arquivamento com segurança e eficiência, eliminando o uso de papel.

Processos originados na DPE/RR a partir do SEI serão encaminhados para entidades externas por meio de acesso específico no SEI/DPE/RR ou via e-mail.

O interessado poderá imprimir o processo, se necessário. Ao retornar, caso seja necessária a inclusão de documento, isso será feito via setor de Protocolo.

Sim. Há três níveis de acesso:

• Público: todas as unidades do SEI podem acessar.
• Restrito: acesso apenas às unidades por onde o processo tramitou.
• Sigiloso: somente membros credenciados pelo criador do processo.

A assinatura deve estar liberada ao usuário. Você terá acesso se:

• O processo for gerado pela sua unidade;
• Sua unidade receber um bloco de assinatura;
• Seu usuário receber credencial para processos/documentos sigilosos.

Tendo permissão e ciência do documento, siga:

1. Clique no documento desejado;
2. Clique no ícone “Assinar Documento” (caneta);
3. Preencha “Órgão do assinante”, “Assinante”, “Cargo/Função” e senha do SEI (ou token);
4. Clique em “Assinar”.

Para minimizar problemas de formatação, você pode:

• Salvar em HTML e depois copiar/colar no SEI;
• Colar como texto simples e ajustar no editor do SEI.

Priorize o editor do SEI: os documentos ficam pesquisáveis e assináveis.

Sim. São pessoas autorizadas a visualizar e assinar processos/documentos do SEI. Para cadastro:

• Acesse: https://defensoria-wp.rr.def.br/
• Vá em Portal SEI → Acessos → SEI Externo;
• Clique em “Clique aqui se você não foi cadastrado”, preencha e aguarde a liberação.

Use o GLPI: http://glpi.rr.def.br/index.php?noAUTO=1.

Na categoria SEI, descreva detalhadamente o problema.

Você pode aprovar (finaliza) ou rejeitar (retorna ao técnico) a solução do chamado.