PORTAL SEI

A Defensora Pública Geral da Defensoria Pública do Estado de Roraima
assinou, em 23/08/2017, um acordo de cooperação técnica com o Ministério de
Planejamento para cessão, sem custo de licenciamento, de uso do Sistema
Eletrônico de Informações – SEI.
Este sistema foi concebido pelo TRF4 para a gestão de processos
administrativos e documentos eletrônicos, buscando a libertação do papel como
suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do
conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real”.
Como explicitado nas documentações sobre a ferramenta disponíveis na internet
(http://processoeletronico.gov.br/), o SEI é “um dos produtos do projeto Processo
Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas
esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma infraestrutura
pública de processos e documentos administrativos eletrônicos possibilitando
melhorias no desempenho dos processos da Administração Pública, com ganhos
em agilidade, produtividade, transparência e satisfação do público usuário com
redução de custos.”
O SEI também contempla processos ligados à ouvidoria, gestão estratégica,
inspeção administrativa e estatísticas, sendo considerado um sistema completo de
gestão.

● Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais
navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;
● Acesso Remoto: em razão da portabilidade já mencionada, pode ser
acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como
microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas
operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isto
possibilita que os usuários trabalhem a distância;
● Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos aos
expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem
conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente
contratos e outros tipos de documentos;
● Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e
documentos restritos ou sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades
envolvidas ou a usuários específicos;
● Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo
eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação
física do papel. Deste modo, várias unidades podem ser demandadas
simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente
administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;
● Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da
unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor,
acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos de
documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em
bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;
● Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.

A implantação do sistema SEI tem por objetivo substituir toda a criação,
instrução, tramitação e conclusão dos processos administrativos que a Defensoria
Pública do Estado de Roraima (DPE-RR) utilizava, a fim de tornar o ambiente de
trabalho mais moderno e eficiente.
Portanto, a partir de uma data definida pela Administração, inicialmente
projetada para 30 de novembro de 2017, a abertura de novos processos passou a
ser obrigatoriamente feita através do sistema SEI, que poder ser acessado através
do site da DPE-RR em “Portal SEI”, ou pelo endereço https://sei.rr.def.br/sei.
Foram adaptadas as resoluções para permitir a validação das assinaturas
necessárias nas diversas etapas de um processo. Antes, as assinaturas eram feitas
com caneta. Agora, elas são feitas por meio de login de rede e senha cadastrada no
SEI. Com a adoção do SEI, a forma de trabalhar com processos e documentos na
DPE-RR sofrerá mudanças substanciais, tais como:

● Redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação
de documentos e processos.
● Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de
contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta.
● Ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de
processos, em razão da criação de uma plataforma única que permitirá a
análise de fluxos de processos, sua comparação entre órgãos distintos e a
melhoria baseada em experiências de sucesso.
● Redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão
(impressoras, toner, papel, contratos de impressão).

A implantação do SEI é um marco importante para a DPE-RR, pois representa a
modernização da gestão dos processos administrativos e a melhoria da eficiência
do trabalho.